Nous avons travaillé plusieurs mois en amont de cette manifestation sur sa faisabilité, la communication, l’organisation technique, logistique et administrative

Faisabilité :

Rencontres avec les différents partenaires, études des terrains de vol, des accès. Réalisation d’un plan à l’échelle avec emplacements des différentes activités, notamment pour obtenir les autorisations de vols captifs de la montgolfière.
Contacts pour l’hébergement hôtelier et stade de l’Ornera pouvant accueillir plus de 30 camping-cars, caravanes et tentes. Mise à disposition des studios de la ville de Meudon pour les intervenants.

Communication :

Projet et mise en ligne de pages Internet dédiées à l’historique de la ville de Meudon, choix et optimisation des photos, recherche et rédaction des textes.

Dès le mois de mars : réalisation d’une affiche (à gauche) destinée à informer le public et les participants lors de festivals) – préparation et diffusion de bulletins d’inscriptions.
Programme en collaboration avec la ville de Meudon, mise en ligne sur notre site l. Reportage à l'issue de cette manifestation.


Logistique :

Choix et coordination des intervenants (speaker - ateliers cerfs-volants et ballons - sonorisation - éclairage - boutique)

Inscription des 130 participants, envoi des courriers (confirmation, plans et ticket de parking) – gestion de leur présence (dès le jeudi pour un certain nombre) - gestion des repas pendant et hors festival.

Gestion du planning de la manifestation (horaire manifestation, projection films, ateliers, repas etc.)

Sollicitation du Musée de l’Air et de l’Espace du Bourget pour le prêt de cerfs-volants anciens (originaux et répliques) pour l’exposition dans l’orangerie.

Technique :

Réalisation d’un dossier technique pour la ville de Meudon et travail avec les services techniques pour : nombre de barnum – emplacement des différentes activités – balisage des zones de vols en conformité avec les autorisations préfectorales – points d’ancrage sur les terrains – emplacement des sanitaires. Aide à la réalisation de l'affiche définitive (photo de droite)

Mise en place des expositions et ateliers dans l’Orangerie (installation du matériel, des écrans, des projecteurs, montage des cerfs-volants)
Informations et balisage des accès aux différents parkings visiteurs et participants (plus de 60 véhicules dont 15 camping-cars).


Administrative :

Dossier de demande de manifestation aérienne.
Engagement de Patrick en tant que Directeur de Vol
Etude de coût d’une assurance spécifique.
Supervision des contrats des intervenants
Emargement de présence des participants avec relevés des Km - Calcul des frais Km et hébergement - émission et envoi des chèques de remboursement des frais pour les participants


Cette manifestation a nécessité des relations et contacts avec :

Sous Préfecture Hauts de Seine - PAF (Police de l'Air et des Frontières) - Direction Aviation Civile Nord - Pilotes de la montgolfière : Autorisation de vol
Le Directeur MAE Bourget : cerfs-volants anciens
le Directeur des Affaires Culturelles et Conservateur en Chef du Patrimoine de Meudon et l’Architecte des Monuments de France : visite guidée du hangar Y
Services financiers et juridiques de la ville de Meudon : contrats – assurance
Commissariat – pompiers : sécurité
Observatoire de Meudon : Guide (visite guidée de l’Observatoire de Meudon)
Président du Musée Air France - Société Mezzer (fournisseur Hélium) : sponsors potentiels pour le vol de ballons et dirigeables hélium dans le Hangar Y.
Projet initial de vols de ballons et dirigeables hélium dans le Hangar Y qui a nécessité des contacts avec les pilotes des dirigeables : ROUSSON Stéphane (Zeppy - 200m3) – DAVID Jean Pierre (L’Aéroplume - 180m3) - KUHLMAN Hervé (Ballon dirigeable de 200m3)